För att driva en hållbar förändring krävs förståelse. Men hur gör man för att förmedla budskapet, skapa samsyn och uppmuntra till dialog? Genom visualisering kan olika individer få samma bild av ett mål, en plan eller händelse. Visualisering är ett viktigt verktyg för att göra ledarskap och beslutsfattande transparent och det passar perfekt vid förändringsledning där det handlar om att involvera och engagera alla på resan mot målet.
Behovet av att visa och åskådliggöra information för andra har funnits så länge det har funnits människor. Bilder är ett gemensamt språk som gör det möjligt att kommunicera oavsett genus, kultur eller ålder. Det attraherar vårt sätt att tänka.
Xmentor Management hjälper företag och organisationer att genomföra förändringar
Karl Afzelius- Alm, konsult på Xmentor, har framgångsrikt arbetat internationellt med både kunder och leverantörer i olika ledarskapsroller på olika företag. Men oavsett om arbetsgivaren har varit ett mindre företag i Sverige eller ett globalt företag i Asien, så har den gemensamma nämnaren varit förändringsledning, interaktion mellan människor och att arbeta för att stimulera kreativitet i syfte att nå verkliga resultat. Det vinnande konceptet? Visualisering på whiteboardtavla.
En bild säger mer än tusen ord
Hur många ord säger en bild som man själv varit med att skapa? När man själv får vara med i realtid så förankras processen, idéerna, målen mycket djupare. Genom figurer, mindmapping, visualiseras och struktureras arbetet och – processen leds framåt. Samtidigt förankras arbetet och tillsammans tar teamet steg framåt. Förankringen är den viktigaste delen. Vid ett möte eller vid en brainstorming-aktivitet, märker man nivån på delaktighet. Genom det aktiva deltagandet får man ett kvitto på att teamet kommit framåt. Nästa steg i förändringsresan är taget. Ledarens roll blir att agera som facilitator genom att ange ramar och mål. Det finns en anledning till att whiteboardtavlor är en central del av LEAN-tänket. Att tillsammans planera och följa upp gemensamma frågor leder det dagliga arbetet framåt på ett effektivt sätt.
Jämför detta med ett traditionellt möte med en agenda, en person som informerar och någon som ställer en fråga. Väldigt ofta får dessa möten karaktär av envägskommunikation, där teamet får en bild presenterat för sig, som vissa dessutom inte helt håller med om eller förstår. Verklig förändring sker när teamet tillsammans skapar ny förståelse.
Lämpar sig visualisering vid en whiteboard-tavla vid alla tillfällen?
Metoden lämpar sig utmärkt vid problemlösning där man identifierar problem, beskriver nuläge och olika typer av alternativa lösningar. Den lämpar sig även bra till processkartläggning, t.ex. om man vill se hur ett samarbete mellan två avdelningar ser ut och vilka olika aktiviteter som finns mellan dem. När det däremot finns ett behov av att endast informera eller redovisa exempelvis en budget så lämpar sig andra metoder naturligtvis bättre.
Idag talas det mycket om att skapa kreativitet och innovation i företag och organisationer och det finns en uppsjö av digitala verktyg att ta till. Men, underskatta inte det som finns i konferensrummet, d.v.s. whiteboardtavlan. Den är ett kraftfullt och svårslaget verktyg för att skapa förståelse, involvering och förhoppningsvis motivation. Så, visualisera mera tillsammans i teamet och använd den där whiteboardtavlan som verktyg för att jobba smartare och få med alla på resan!
Tips: Så använder du visualisering som förändringsverktyg
- Utgå från vilket problem teamet ska lösa tillsammans och ange ramar och mål för övningen
- Förbered dig genom att skissa på några modeller innan mötet
- Undvik att vara för förberedd. Skippa powerpoint-presentationen
- Se till att ha tillgång till ett rum med en stor ren whiteboard tavla och fungerande pennor
- Starta upp övningen genom att introducera problemet och målet
- Förbered dig genom metoder men undvik att styra och begränsa
- Involvera teamet och släpp kreativiteten lös hos teamet
- Var snabb att bekräfta idéerna från varje team-medlem
- Gör det enkelt. Bilden i sig behöver inte vara perfekt utan det är själva processen som är viktig
- Dokumentera genom att ta ett foto och cirkulera gärna fotot direkt efter mötet
- Öva och försök igen